Cuentas Contables
Cuentas Contables
¿Cómo se
clasifican las cuentas
contables de acuerdo
al papel que
desempeñan en la
contabilidad? Explíquelas y
de 2 ejemplos.
Las cuentas
se pueden clasificar
en diversas formas,
por ejemplo: atendiendo
a su significado
económico-financiero, o por
su fin o movimiento funcional,
por su naturaleza,
etc. En este
trabajo la clasificaremos de
acuerdo con el
papel que desempeñan
en contabilidad. Así
tendremos:
· reales o
de valores
· de
valuación
· transitorias
· de orden
· nominales
o de resultados de patrimonio
· Cuentas
reales o de valores.
Representan bienes, derechos u
obligaciones de la empresa, determinando
su patrimonio.
Las cuentas de valores activos,
representan los bienes de la empresa y
como tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles:
Mercancías, Edificios, Terrenos, Caja, etc.
Bienes intangibles: Patentes, Concesiones, etc. Créditos a favor de la empresa: Cuentas por
cobrar, Efectos por Cobrar, etc. Estas
cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo deudor.
Las cuentas de valores pasivos,
representan las obligaciones contraidas por la empresa, y como tales figuran en
el pasivo, Ejemplos: Hipotecas por
Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben tener saldo
acreedor.
· Cuentas
de valuación.
Representan una disminución al
saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para
reflejar el valor de realización de algún activo o para mostrar el valor según libros o la
distribución del costo histórico. Algunas cuentas de valuación o
complementarias de activo son:
· Provisión
para cuentas incobrables
· Depreciación
acumulada
· Amortización
acumulada
Ejemplo:
Si suponemos que una maquinaria, en
las labores de producción, se ha desgastado, pérdida de valor, por Bs. 40000,
la cuenta que refleje la pérdida o ganancia de un bien la denominaremos cuenta
de valuación. En este caso la
información contable seria la siguiente:
Maquinaria: valor de
costo
Bs.100000,-
Menos: pérdida de valor
(Depreciación
acum. Maquinaria) (Bs.
40000,-)
Valor contable actual Bs.
60000,-)
·
Cuentas
transitorias.
Estas cuentas las emplearemos
para reflejar operaciones que, debido a
contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las
cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), al
cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan, se anulan de
nuestra contabilidad. Algunas son:
Mercancías en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso;
Diferencia en Caja, etc.
Ejemplo:
Supongamos que falta una cantidad de 5000 Bs. en caja, hasta que
descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia en
Caja, por lo que el asiento seria el siguiente:
Diferencia en Caja 5000,-
Caja 5000,-
Supongamos que la falta de
dinero se debe a una compra de una calculadora (equipos de oficina), que no fue
registrada. Entonces debemos hacer este asiento:
Equipos de Oficina 5000,-
Diferencia en Caja 5000,-
· Cuentas
de orden.
Las cuentas de orden son aquellas que
controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u
obligaciones de un ente.
Las cuentas de orden deudoras
se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y
patrimonio. Por lo tanto forman parte
del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio.
· Cuentas
nominales o de resultados.
Son aquellas cuentas que
registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o las
disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un período determinado.
· Cuentas
de patrimonio.
Estas cuentas muestran las
cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas
por operaciones con el capital social u originadas por las actividades normales
del negocio. Las cuentas que con mayor
frecuencia se encuentran dentro del patrimonio, son las siguientes:
· Capital
social
· Superávit
· Reservas
*
Explique las cuentas que conforman el balance general.
ACTIVO
ACTIVO CIRCULANTE
CAJA
En esta cuenta se registrará el
dinero en efectivo, en cheque y boletos de tarjetas de crédito que entren en la
empresa. Se abonará al depositar en el banco los ingresos recibidos y los pagos
en efectivo.
Generalmente Caja tiene una cuenta
auxiliar denominada Caja Chica que se emplea para registrar los pequeños
desembolsos en efectivo.
BANCOS
Esta cuenta se emplea para
controlar el dinero que se moviliza en las denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar diversas
operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que controle esa
operación deberá complementarse con un apellido.
Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta
Giros Descontados.
EFECTOS POR COBRAR
La emplearemos para controlar
determinados documentos debidamente formalizados que representen créditos a
favor de la empresa. Los documentos
negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta son
los denominados letras de cambio o giros y los pagarés. Para que sean registrados en esta cuenta
deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto significa reconocer una deuda
y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista.
CUENTAS POR COBRAR
Para controlar los créditos a
favor de la empresa, no reconocidos por medio de la aceptación de letras de
cambio o pagarés sino por medio de
facturas emplearemos Cuentas por Cobrar.
INVENTARIOS DE MERCANCIAS
Como su nombre lo indica, la
cuenta Inventarios de Mercancías o simplemente Inventarios, la emplearemos para
reflejar el valor de las mercancías propiedad de la empresa adquiridas o
producidas con la intención de venderlas.
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
El nombre de la
cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar todas aquellas
cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias
que nos obligan a emplear esta cuenta.
Por ejemplo las pólizas de
seguros se suelen pagar por adelantado y no será justo que carguemos como
gastos del mes los desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses sucesivos.
Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:
· Seguros Pagados por Anticipado
· Intereses Pagados por Anticipado
· Impuestos Pagados por Anticipado
INVERSIONES A LARGO PLAZO
Están constituidas
por cuentas que representan inversiones a largo plazo o de carácter permanente,
en títulos valores, bienes inmuebles (no usados por la empresa) cuentas de
participación, préstamos y, en todo caso, las acciones en empresas filiales o
afiliadas.
ACTIVO FIJO
Esta constituido por
cuentas que representan activos de carácter permanente destinados a la
producción de bienes y servicios. Sus
componentes más importantes deben separarse por rubros, tales como:
TERRENOS
La cuenta terrenos
(dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde tenemos
instalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones
(Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.).
La cuenta Terrenos
(dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el valor de los
terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para rentarlos o
bien con fines de especulación a corto o a largo plazo.
EDIFICIOS
Cuando la incluimos
dentro del activo fijo, representa el valor de construcción de los edificios,
plantas comerciales o industriales, etc.,
que sean empleados por la empresa para la producción de bienes o
servicios.
Cuando son incluidos
en el grupo de inversiones, significa el valor de los edificios adquiridos para
futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de especular a corto o
largo plazo.
MAQUINARIA
En las empresas de
tipo industrial (fabricación de productos) y en determinadas empresas de
servicios, como por ejemplo: producción de energía eléctrica, etc., empleamos la cuenta Maquinaria
para controlar los diversos tipos de máquinas empleadas en la producción de
bienes y servicios.
MUEBLES Y ENSERES
La cuenta Muebles y
Enseres, también denominada Mobiliario, la emplearemos para controlar las
mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas de loa empresa.
EQUIPOS DE OFICINA
Debido, primero a la
mecanización y actualmente a la computarización de los sistemas administrativos
y como consecuencia del elevado costos de estos equipos, (los cuales, en
algunos casos, como los equipos de computación, tienen una vida muy limitada a
consecuencia de los cambios rápidos en su tecnología) se ha hecho necesario
abrir la cuenta Equipos de Oficina que controlará la inversión en
co0mputadoras, calculadoras, procesadores de palabras, máquinas de escribir,
fotocopiadoras, etc.
PATENTES
Las patentes
representan los derechos otorgados a una persona, natural o jurídica, a nivel
nacional o internacional, con carácter de exclusividad, para su explotación o
venta, por un determinado número de años.
(En nuestro país 15 años).
MARCAS DE FABRICA
Estas se emplean para
procurar mantener los aspectos distintivos de los productos de una
empresa. Proporcionan a sus propietarios
derechos de exclusividad para el uso, explotación o venta de la marca.
PLUSVALIA O FONDO DE COMERCIO
El término plusvalía
se aplica para indicar el excedente o diferencia entre el valor pagado en la
compra de una empresa y el valor independiente de sus activos tangibles e
intangibles.
GASTOS DE CONSTITUCION DIFERIDOS
En la constitución y
legalización de una empresa se suelen incurrir en una serie de desembolsos, los
cuales, si son de cierta relevancia con relación a los ingresos de esa empresa,
no deberán cargarse al primer período, sino diferirlos para ser repartidos en
varios períodos futuros. Los gastos de
constitución se realizan con la intención de que la causa que los motivó la
creación de la empresa, generara ingresos.
GASTOS DE DESARROLLO
Antes de la empresa
comenzar a realizar operaciones que generen ingresos, necesita de un lapso,
denominado preoperatorio, en el cual se incurrirá en una serie de gastos. En
esta etapa, parecería ilógico mostrar unas pérdidas, cuando la empresa aún no
ha comenzado su etapa operacional. En consecuencia se considera que los
ingresos que se pudieran obtener en el futuro se podrían asociar con los gastos
preoperatorios ocasionados para obtenerlos. Por lo tanto, los gastos de
desarrollo preoperatorios pueden diferirse.
MEJORAS EN INMUEBLES ARRENDADOS
Cuando una empresa
alquila un terreno, edificio, locales comerciales, etc., es normal que trate de
acondicionarlos de acuerdo a sus necesidades, lo cual le ocasionará una serie
de desembolsos que beneficiarán a períodos futuros.
Por otra parte, en algunas ocasiones, para obtener el contrato de
arrendamiento, bien sea por la situación de la propiedad que se desea alquilar
o por cualquier otra circunstancia, se cancela una determinada cantidad por
anticipado. Estos gastos no deben
cargarse al período en que se realizan, será necesario diferirlos, salvo que su
monto sea tan insignificante que no lo ameriten.
Como dijimos en la
primera parte del trabajo, las cuentas de orden son cuentas que controlan
operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones
de un ente. Entre las más comunes se encuentran:
DEUDORAS
BANCO CUENTA GIROS AL COBRO
Es la
cuenta que representa la cantidad de efectos o giros que
se encuentran al cobro en los bancos.
MERCANCÍAS EN CONSIGNACIÓN
Son mercancías que
podemos obtener sin ningún costo, luego al venderlas incurrimos en obligaciones
con dicho proveedor.
ACREEDORAS
GIROS AL COBRO EN BANCOS
Esta cuenta
representa los efectos o giros enviados al banco para que efectúe su cobro,
pero que aún no han sido cobrados.
PASIVO
EFECTOS Y CUENTAS POR PAGAR
Tienen la misma
naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por supuesto, en lugar de
controlar los créditos a favor de la empresa, estas cuentas controlarán deudas
de la empresa.
GASTOS ACUMULADOS
Forman parte de un
grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas por razones de
contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades
· Impuestos pendientes de pago
· Sueldos devengados por pagar
· Gastos diversos por pagar
HIPOTECAS POR PAGAR
Una hipoteca
representa un derecho real que se constituye sobre un bien inmueble a favor de
un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el bien en poder del
deudor. Este tipo de operaciones se
controlarán por intermedio de la cuenta Hipotecas. Si las hipotecas son a nuestro favor serian
hipotecas por cobrar, pero en este caso, y esta de más decirlo, no se
presentará en el pasivo sino en el activo.
Si se presentara el caso de una
Hipoteca por pagar (porción circulante), esta se colocará no en el pasivo a
largo plazo sino en el pasivo circulante.
APARTADOS
Existen distintos
tipos de apartados, pero todos están constituidos por cuentas que representen
montos estimados de gastos cargados a las operaciones de uno o más ejercicios
precedentes y destinados a reflejar las obligaciones de carácter eventual o
contingente que mantienen la empresa tales como prestaciones sociales,
garantías otorgadas a terceros, litigios pendientes, etc.
CREDITOS DIFERIDOS
Todas las cuentas que
representan los créditos diferidos, como lo son los Intereses cobrados por
anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado y las utilidades o ingresos
diferidos, representan ingresos recibidos por la empresa y cuyos efectos son
atribuidos a futuros ejercicios.
CAPITAL SOCIAL
Es la parte de los
bienes aportada por los accionistas. El
capital se puede formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se le debe restar al
capital social la cuota no pagada del mismo.
SUPERÁVIT
El término superávit
significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte sobrante después de
satisfacer un uso o necesidad.
El superávit
es el termino más apropiado para las utilidades no distribuidas, pero que por
supuesto están sujetas a serlo. Puede
provenir de: a) operaciones normales - superávit operacional-; b) operaciones
relacionadas con los aumentos del capital – ganancias en la emisión de acciones
– superávit de capital-; c) por donaciones – superávit por donación-; d) por
revalorizaciones de activos – superávit por revalorización de activos.
RESERVAS
Las reservas
representan utilidades retenidas para el fortalecimiento económico de la
empresa o bien para un fin determinado como podría ser:
Reservas Legales
Las leyes de una
nación pueden establecer que
determinados entes, si obtienen utilidades, deberán apartar una determinada
cantidad de esas ganancias para la creación de una reserva. Es decir, prohibir
el reparto total de esas utilidades.
En Venezuela, el
Código de Comercio, exige que de las ganancias netas que obtengan las
Sociedades Anónimas deberán apartar el 5% para la formación de una cuenta de
reservas, hasta que esta cuenta alcance el 10% de su Capital Social.
Reservas Estatutarias
Que se rigen por
estatutos, por los contratos que aceptan los accionistas y que regulan la vida
de la sociedad.
Reservas Voluntarias
Los accionistas de
una sociedad, pueden por voluntad propia apartar una parte de las ganancias
para reservas con distintos fines.
· Cuentas que conforman el Estado de Ganancias y Perdidas.
En este rubro existen muchas cuentas que a
nuestro parecer están de más describir dado que su nombre encierra casi por completo su concepto, tales
como: Ventas, Compras, Devoluciones en
ventas, descuentos en ventas, etc.,- trataremos de explicar de forma resumida
las cuentas que pensamos contienen una mayor complejidad.
GASTOS DE VENTAS
Controlará todos los
costos ocasionados por la venta de los bienes o servicios realizados por la
empresa.
Se desglosan en
tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos deseamos controlar. Por
ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones, viáticos. La propaganda a su vez se
desglosa en Televisión, Radio, Cine y Prensa.
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
Los gastos de
administración son de la misma naturaleza que la cuenta anterior, pero en este
caso controlará los costos ocasionados por concepto de administración. También
se puede y debemos dividirla en tantas subcuentas como gastos o costos deseamos
controlar. Por ejemplo, Gastos de sueldos de administración, de alquileres, de
limpieza, de depreciación, etc.
EGRESOS E INGRESOS DIVERSOS
En estas cuentas
registraremos ciertos egresos e ingresos provenientes de operaciones diferentes
a las normales de la empresa y que se obtienen con carácter extraordinario y
distinto a las operaciones propias de cada empresa.
No seria correcto
cargárselos a Gastos de Ventas o Administración, ni abonárselos a los productos
de las ventas o servicios normales. Entre otras tendremos: Gastos Empréstitos;
Ganancia en Emisión Acciones; Rentas de
edificios; beneficios o pérdidas en ventas de activos fijos.
4. Teoría del Cargo y del Abono o Partida Doble (I)
Activo
= Pasivo
+
Capital
(Bienes y
derechos) (Derechos de terceras
personas) (Derecho del propietario)
Esta ecuación
siempre está en equilibrio.
Es la base
fundamental de la
Contabilidad para el registro de las operaciones. Su base es
la ecuación del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuación esté en equilibrio
es necesario:
- Que el Activo aumente por el lado
izquierdo de la Cuenta
(Debe) (Cargo)
- Que el Pasivo aumente por el lado
derecho de la Cuenta
(Haber) (Abono)
- Que el Capital aumente por el lado
derecho de la Cuenta
(Haber) (Abono)
Toda
operación comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de valores en
sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo menos a
dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y debe ser
analizada en sus elementos de Débitos (DEBE) y Créditos (HABER). El monto total
de estos elementos en cada transacción es el mismo.
Debitar, Cargar: cuando se
anotan cantidades en el lado izquierdo de la ecuación
Abonar, Acreditar: cuando se
anotan cantidades en el lado derecho de la ecuación
El activo
aumenta cargándole (Debe).
El activo
disminuye abonándole (Haber).
El pasivo y
el Capital aumentan abonándolos (Haber)
El pasivo y
el Capital disminuyen cargándolos (Debe)
Debe >
Haber, la cuenta tiene un saldo deudor.
Debe <
Haber, la cuenta tiene un saldo acreedor.
Se entiende
por Asiento al Acto de descomponer una operación en sus elementos contables,
Débitos y Créditos.
¿Cómo se representa una cuenta La forma habitual de representar una cuenta cuando se
estudia contabilidad es por medio de una T mayúscula.
La rama izquierda de la T se denomina Debe, mientras que
la rama derecha, es el Haber.
A las anotaciones en el Debe
se las denomina cargos, mientras que las anotaciones en el Haber son abonos.
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